Time Killer Meeting VS Action Driven Meeting

Ada orang yang mengatakan : “Jika Anda ingin menghambur hamburkan waktu ditempat kerja, MEETING adalah the number one of time killer”. Kita semua yang terlibat didalam organisasi, baik itu di perusahaan, di gereja, di komsel dsb pasti pernah menghadiri meeting atau sering menyelenggarakan meeting. Namun bila kita tidak terampil mengelola rapat secara efektif, maka rapat yang berlangsung akan sangat meletihkan dan membuang waktu.  

Beberapa catatan penting akibat penyelenggaraan yang tidak efektif didalam organisasi

* 91% orang yang diundang rapat  mengaku melamun
* 73% orang  mengatakan mereka telah membawa pekerjaan lain untuk pertemuan
* 39% mengatakan mereka hampir tertidur selama pertemuan
* Para profesional kehilangan rata-rata 31 jam per bulan di rapat  yang tidak produktif (kira-kira empat hari kerja)  

​Namun ada fakta yang menarik dari hasil survey di Amerika Serikat yaitu : 

Ada sekitar 11 juta meeting yang dilakukan setiap hari jadi di AS setiap hari
Lebih dari 50 persen dari berbagai rapat yang dilakukan para professional adalah rapat yang tidak action-driven-meeting, hanya sekedar sharing informasi saja atau bahkan cuma debat kusir
37 persen dari waktu karyawan dihabiskan dalam berbagai meeting yang tidak efektif
Seorang manajer rata-rata menghadiri lebih dari 60 pertemuan rapat dalam satu bulan
Lebih dari 70% peserta rapat membawa pekerjaan lain dalam pertemuan 

Patrick Lencioni, penulis buku “Death By Meeting” Rapat, mengatakan bahwa pertemuan yang tidak efektif tidak hanya membuat para peserta rapat menjadi tidak produktif, tetapi juga menyebabkan penderitaan yang lebih jauh yaitu bentuk kemarahan, demotivasi dan kelesuan  

Berikut ini adalah berbagai tanda-tanda pertemuan tidak efektif, “yang sebaiknya kita hindari” 

1. Tidak ada agenda yang jelas
Ini adalah bendera merah terbesar dari semua jenis penyelenggaraan rapat. Saya sering menemukan berbagai rapat tidak menentukan agenda yang jelas bagi setiap orang yang diundang rapat. Akibatnya rapat sering berlangsung bertele-tel, keluar jalur, terjebak bicarakan orang atau gossip dan ngelantur.   

2. Perserta rapat tidak tahu topic yang mau dibahas
Seringkali terjadi peserta rapat yang diundang, tidak dikasih tahu terlebih dahulu topic apa yang mau dibahas, akibatnya seringkali terjadi ada peserta rapat  yang tidak siap ketika diminta pendapat atau diminta data. Seringkali sekretaris yang mengelola rapat ketika mengirimkan undangan rapat, tidak  mencatumkan  subjek yang jelas atau menjelaskan data apa saja yang perlu dibawa. Ini adalah “penyakit rapat” yang paling sering muncul   

3. Tidak ada penentuan durasi rapat
Penyelenggara rapat tidak menentukan setiap topic yang akan dibahas membutuhkan durasi waktu berapa lama. Akibatnya bisa terjadi topic dibahas berkepanjangan bahkan terlalu bertele-tele, dan akhirnya ada tipik penting lainnya, mendapatkan jatah waktu yang kurang. Dampak lain karena tidak ada time frame yang jelas, maka pembicaraan bisa lari kemana-mana , dan seringkali diakhiri tanpa ada keputusan atau solusi yang jelas  

4. Disiplin rapat yang buruk

Bisa terjadi peserta rapat yang tidak bertanggung jawab datang terlambat ke ruang rapat. Atau bahkan pemimpin rapatnya yang hadir molor 40 menit dari agenda waktu rapat. Yang lebih parah lagi, penyelenggara rapat harus panggil satu per satu orang-orang yang diundang rapat untuk memasuki ruang rapat . Ini menunjukkan kurang adanya rasa hormat kepada penyelenggara rapat dan juga mengirimkan pesan bahwa meeting ini sebenarnya tidak terlalu menjadi prioritas karena apapun yang terjadi sebelum tangan adalah cara yang lebih penting.   

5. Komunikasi satu arah
Seringkali rapat hanya didominasi oleh orang tertentu saja. BIla rapat Anda sifatnya adalah memberikan pengumuman informasi tertentu, tentu saja tidak masalah bila hanya 1 orang yang mendominasi pembicaraan. Tetapi bila rapat Anda sifatnya dalah untuk problem solving atau continuous improvement, harus dipastikan, ketua rapat memberi waktu pada setiap orang yang diundang berbicara. Bagi saya, kalau ada orang yang diundang rapat, itu artinya saya butuh mendengar pandangan atau pendapat orang itu. So let him speak …  

6. Meeting yang hanya sharing informasi saja
Ini terjadi ketika ketua rapat menyelenggarakan rapat hanya untuk melakukan fungsi control dengan meminta tiap orang melaporkan apa yang terjadi dalam minggu ini atau bulan ini. Rapat jenis ini hanya sekedar sharing information , hanya sekedar serangkaian update / pertukaran informasi dengan anggota tim saja.   Tidak ada diskusi atau dialog antara berbagai anggota rapat,  tidak ada pertukaran ide atau dialog mencari solusi. Pertemuan tersebut hanya digunakan oleh ketua rapat untuk memeriksa hasil kerja stafnya, dan ini adalah rapat yang sangat membuang-buang waktu orang lain karena mereka harus mendengar satu persatu setiap orang bicara. Sebenarnya petukaran informasi seperti ini tidak salah, tetapi dijaman tehnologi maju seperti sekarang, hal ini bisa diganti dengan email dan laporan up-date tertulis. Perlu diingat, setiap menit adalah berharga bagi setiap pihak .    

7. Tidak ada solusi atau action yang konkrit
Seringkali saking serunya dialog rapat, pada ujung rapat, tidak ada action plan yang konkrit yang perlu ditindak lanjuti, tidak ada solusi yang jelas apa yang perlu dilakukan, kapan dilakukan, siapa yang akan in-charge menindak lanjuti hasil rapat, dilokasi mana yang perlu difollow up, siapa yang perlu dikontak atau dikoordinasi dan apa langkah-langkah detilnya untuk menindak lanjuti pertemuan ini 

Setelah Anda membaca informasi diatas, saya tidak bermaksud menyampaikan pesan bahwa meeting itu tidak penting dan buang-buang waktu. Rapat itu sangat penting untuk menyamakan persepsi, untuk mendengar orang lain, untuk memahami berbagai sudut pandang ornag lain, untuk mencari berbagai solusi, untuk menemukan inovasi baru, untuk meningkatkan kualitas kerja dan untuk membangun kesatuan team kerja. 

Tetapi perlu diingat, setiap menit itu adalah berharga, jadi penyelanggaraan rapat pun perlu dikelola agar efisien dalam waktu, serta menghasilkan tindakan konkrit dan solusi yang nyata untuk pencapaian target yang jelas. Kalau rapat hanya sekedar sharing informasi saja, maka sebaiknya content rapat seperti itu digantikan oleh tehnologi saja. Sekali lagi, bila rapat dilakukan lebih banyak chit-chat saja, itu sama saja dengan fellowship, bukan rapat!  Jadi bijaksanalah dalam memakai waktu untuk rapat.