Silo VS Sinergy

Situasi bisnis saat ini sangat mengalami perubahan yang drastis, cepat dan mengejutkan. Kita tidak pernah tahu kedepan ini bentuk bisnis akan seperti apa. Prediksi bentuk bisnis akan semakin sulit tingkat presisinya, dikarenakan bentuk perubahan format bisnis semakin tidak terstruktur dan kompleks. Untuk Indonesia, pada tahun 2016, semua pelaku bisnis dihadapkan kepada realita ada MEA ( Masyarakat Ekonomi ASEAN ). Dan ini berarti persaingan dalam dunia usaha akan semakin dinamis. 

Ketika persaingan antar perusahaan sedemikian ketat, tidak ada ruang untuk membiarkan daya saing menurun akibat permasalahan internal. Perusahaan dituntut untuk secara sekaligus mampu meningkatkan keahlian di setiap bidang, menjalankan secara efisien proses bisnisnya, dan bergerak sebagai satu kesatuan dalam mengantisipasi perubahan lingkungan. Untuk itu bagian-bagian yang ada didalam perusahaan perlu dibuat lebih terintegrasi. 

Namun sayangnya banyak perusahaan dimana antar departemen atau antar divisi,  belum terintegrasi baik dalam perencanaan maupun operasionalnya. Profesi saya sebagai Business Coach banyak sekali melihat banyak departemen dalam perusahaan yang tidak saling terkoneksi dengan efektif satu sama lain. Bagian satu dengan bagian lain secara sadar tidak sadar saling berkompetisi bahkan saling tidak terpaut dengan baik. Kondisi seperti ini disebut dengan SILO MENTALITY.

Pemahaman tentang SILO menurut Wikipedia : “An attitude found in some organizations that occurs when several departments or groups do not want to share information or knowledge with other individuals in the same company. A silo mentality reduces efficiency and can be a contributing factor to a failing corporate culture.”

Mentalitas SILO dapat terjadi ketika sebuah tim atau departemen yang berbagi tugas secara umum tapi berdasarkan pada kekuasaan dan status dari kelompok mereka saja. Mereka cenderung enggan berbagi sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain. Mereka menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi seringkali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain.

Jika Silo Mentality terjadi dalam perusahaan Anda, maka kolaborasi antar departemen dan tim menjadi terbatas. Transfer informasi dan pengetahuan antar divisi akan terhambat, padahal informasi dan pengetahuan yang dimiliki sebuah divisi bisa jadi krusial bagi divisi lain. Karyawan yang berada dalam satu departemen cenderung mengalami stagnasi pengetahuan dan pola pikir, karena kesempatan untuk mengembangkan diri dengan berinteraksi dengan departemen lain sangat terbatas. Kondisi seperti ini akan sangat merugikan bisnis secara keseluruhan. Karena itulah, menghapus dan mencegah silo menjadi sesuatu yang mendesak dan penting, serta membangun SINERGI antar bagian. 

Berikut ini adalah beberapa cara untuk mengeliminir Mentalitas SILO didalam perusahaan : 

1. Mulai dari Pimpinan perusahaan tertinggi 

Seorang President Director atau CEO, bertanggung jawab penuh terhadap pembentukan mentalitas silo dalam bisnis mereka. Seringkali terjadi, seorang CEO tidak menyadari, bahwa dia sebagai pemimpin tertinggi, telah menetapkan irama dan mengatur nilai-nilai sebagai budaya bisnis yang mengijinkan SILO Mentality berkembang didalam perusahaannya.  Sekali lagi, secara tidak sadar, CEO  memberikan persetujuan kepada karyawan yang berusaha melindungi teritori mereka secara eksklusive. Adalah tanggung jawab penting bagi CEO untuk menghancurkan SILO Mentality dan kembangkan budaya kerja SINERGI antar bagian. Tetapi benar-benar put it into action, banyak hanya sekedar slogan CEO yang seringkali terpampang didinding dengan VISI MISI & Core Values yang indah-indah 

2.  Tengok Kembali Struktur Organisasi Perusahaan

Seringkali struktur organisasi yang dirancang perusahaan justru menyuburkan bertumbuhnya SILO MENTALITY.  Struktur organisasi dari bisnis dan aktifitas karyawan dalam membangun hubungan dengan karyawan lain dapat menumbuhkan mentalitas silo. Jika manajemen dan eksekutif di perusahaan membentuk organisasi menjadi fungsi-fungsi bisnis yang terkotak-kotak, dan tidak mengadakan pertemuan secara rutin, tidak ada sesi pelatihan yang membangkitkan sinergi, tidak ada sesi perencanaan kebijakan bersama yang mengumpulkan semua departemen dalam satu lingkaran, maka mereka akan terkotak-kotak dalam peran dan berpotensi menimbulkan pemikiran yang tertutup. Jangan ijinkan struktur organisasi Anda mengkotak-kotakan team dibawah Anda. Perlu ada extra-effort untuk mempersatukan seluruh Leader perusahaan 

3.  Buat “Master Plan” yang mengintegrasikan seluruh departemen

Di dalam perusahaan, di mana hasil kinerja dilihat dari perhitungan laba/rugi, analisa rencana, Return on Investment, Return on Asset. Namun Anda yang bekerja di divisi tertentu seringkali gagal melihat bagaimana alur kerja, kontribusi Anda berpengaruh pada arus kas dan semua unsur yang bisa berdampak pada keadaan keuangan perusahaan. Ada orang yang berpikir, bahwa urusan ‘cashflow’ adalah urusan ‘divisi keuangan’ saja. Padahal, inisiatif untuk meningkatkan efisiensi di divisi Anda, sudah pasti akan memberi dampak tidak hanya pada kecepatan service, namun juga penghematan keuangan serta ‘cashflow’ perusahaan. Kebutuhan untuk mengurangi persediaan barang di gudang, sering gagal bila diagendakan oleh orang yang memiliki tanggung jawab terhadap stok saja. Bila Anda lihat lebih cermat, rencana pengurangan persediaan, sesungguhnya bermuara pada strategi pembelian, bahkan juga pada perhitungan kebutuhan pasar yang efektif yang merupakan tanggung jawab unit kerja lain juga. Jadi intinya, rencana kerja suatu bagian, sangat terkait dengan planning bagian lain, Nah tantangannya, bagaimana menyatukan berbagai planning antar bagian menjadi suatu master plan yang terintegrasi satu sama lain, tidak jalan sendiri-sendiri dan seirama. Ini adalah tanggung jawab seorang CEO untuk mewujudkannya 

4.  Hapus segala formalitas & hirarki yang meembatasi sinergi antar bagian 

Formalitas dan hirarki kerja yang birokratis akan sangat meningkatkan temperatur SILO MENTALITY. Seorang Leader, apalagi seorang CEO, hendaknya sering turun kebawah, banyak komunikasi dengan setiap orang, banyak mendengar dan menyimak berbagai ide atau masukan karyawan dibawah. Seorang Leader yang memiliki ruang kerja yang ekslusive, dipojokan tertentu, berlokasi terpisah dari team work dan keliatan sangat besar dan angker, maka ruang kerja itu tidak aka nada yang berani datang berkunjung. Apalagi bila sang Leader tersebut sering mengurung diri berdiam didalam “sangkar emas” nya dan jarang berinteraksi kebawah. Kondisi seperti ini sudah pasti akan menciptakan SILO yang cukup akut. CEO dan para Leader hendaknya ciptakan atmosfir yang borderless, dimana bawahan Anda tidak sungkan untuk berkomunikasi dengan Anda, dan antar Leader berbagai bagian juga bergerak bebas untuk berinteraksi 

5.  Ciptakan wadah atau ruangan dimana orang dari berbagai bagian bisa saling bertukar ide

Pilih satu ruangan yang cukup besar dan nyaman, dimana setiap Leader maupun karyawan dari berbagai bagian bisa bertemu setiap saat untuk diskusi, bertukar pikiran, bertukaran ide dan gagasan untuk mencari solusi yang terbaik bagi perusahaan. CEO hendaknya dorong setiap orang untuk berkolaborasi memanfaatkan ruangan tersebut. Anda bisa menyebut ruang itu adalah ruang SINERGI. Bila perlu siapkan beberapa toples yang berisi kripik singkong, kacang medan, biscuit sebagai cemilan ketika exchange ideas terjadi antar bagian. Intinya : Ciptakan atmosfir sinergi didalam perusahaan. Perlu diingat, SINERGI tidak bisa terjadi otomatis, tetapi SILO mudah sekali terjadi dengan otomatis   

Selamat membangun sinergi!

Freddy Liong, MBA, CBA, ACMC

• Certified Behavior Analyst
• Associate Certified Meta Coach – USA
• Certified Meta Master Neurosemantic – USA
• Identity Compass Consultant – Germany 
• www.freddway.com
• www.bursatraining.com
• Video-promo :  https://www.youtube.com/watch?v=pipDXmgnPeA&t=1s
• Licensed Identity Compass Consultant : http://id.identitycompass.com/consultants/index.php?intSubNr=373