10 Tips for Going the Extra Mile at Work Without Putting in More Time

Kerja extra mile bisa diartikan bekerja dengan memberi prestasi lebih dari yang diminta atau diharapkan, oleh si pemberi tugas. Misalnya, bila deadline laporan Anda harus selesai 3 hari, Anda usahakan bisa selesai dalam 2 hari. 

Setiap orang pasti ingin berhasil dan berprestasi dalam karirnya. Setiap orang juga pasti tidak keberatan melakukan lebih ( extra-mile) dari pada yang diminta oleh perusahaan selama hal itu menunjang prestasi karirnya. Namun, kalau hal itu harus dilakukan dengan bekerja lebih dari 60 jam per minggu, lama kelamaan akan membuat Anda kelelahan dan kehilangan kreativitas. 

Untuk menjaga Anda tetap “fresh”namun bisa bekerja lebih efisien dan lebih efektif, Anda perlu berbagai siasat untuk kerja extra-mile tetapi tidak perlu kerja terlalu panjang. Dibawah ini ada 10 tricks bagaimana lebih berprestasi tanpa harus kerja lebih lama & panjang.  
1. Bekerja lebih “cerdas”
Selalu berpikir dan buat perencanaan sebelum menjalankan tugas. Pikirkan cara-cara yang lebih kreatif, langkah kerja yang ada terobosan baru, tehnik kerja yang belum pernah Anda lakukan. Intinya, jangan pakai cara yang itu-itu saja.

2. Ikuti Prinsip Pareto 
Prinsip Pareto mengatakan bahwa 80% output sebuah tugas, berasal dari 20% kerja Anda. ( dengan kata lain 80% akibat, berasal dari 20% sebab ). Temukan “critical actions” yang bisa memberikan hasil signifikan. Cari tahu, proses kerja utama apa saja, yang menyumbangkan hasil terbesar pada prestasi Anda. Prioritaskan “critical actions” ini, sedangkan hal-hal lainya, dilakukan pada prioritas selanjutnya.

3. Delegasikan 
Jangan bersikap seperti “Rambo”, pahlawan yang bisa mengalahkan 1000 musuh sendirian. Delegasikan tugas-tugas yang tidak terlalu penting kepada orang lain. Fokuskan waktu Anda pada “critical actions”. 

4. Ambil jeda 
Setelah fokus dan konsentrasi setiap 2jam, beristirahatlah selama 5 sampai 10 menit. Lakukan relaksasi, tarik nafas & buang nafas beberapa kali. Segarkan kembali pikiran dan fisik Anda. Seperti halnya handphone, setiap sekian jam perlu “recharge” kembali, demikian pula dengan otak dan fisik kita. 

5. Kurangi segala macam gangguan 
Jangan ijinkan berbagai telepon yang tidak menggangu jadwal Anda. Seleksilah, panggilan telepon mana yang perlu dijawab, dan mana yang tidak perlu dijawab. Jangan buang banyak waktu membaca email yang tidak berkaitan dengan tugas Anda. Jangan terpancing ajakan bergosip dari rekan kerja Anda. Bersikap tegas pada diri Anda untuk disiplin waktu.

6. Jangan menunda-nunda tugas-tugas yang kecil yang dapat diselesaikan dengan cepat
Kalau Anda dapat menulis email penting sambil menelpon seseorang, lakukan saat itu juga. Bila memungkinkan, lakukanlah tugas-tugas kecil secara paralel ( dua tugas kecil dalam waktu yang bersamaan )

7. Perpendek proses kerja 
Bersama team, selalu pikiran system dan prosedur kerja yang lebih cepat, lebih praktis, lebih efisien dan efektif. Lakukan rapat bulanan yang membahas bagaimana Anda bisa memangkas proses kerja sehingga bisa kerja lebih cepat atau lakukan dua proses kerja secara paralel dalam waktu bersamaan.

8. Minta masukan, usulan dan bahkan pertolongan 
Jangan takut atau sungkan untuk meminta masukan bila mengalami jalan buntu dalam menghadapi kesulitan. Lebih baik bertanya dari pada sesat dijalan dan buang waktu. Atur rapat dengan atasan, minta bertemu untuk minta pencerahan. Datangi rekan kerja Anda, untuk minta masukan. Kontak sahabat Anda di perusahaan lain, untuk minta ide-ide segar. Intinya, jangan terlalu lama berpikir sendirian, bila sudah buntu.

9. Kelola waktu rapat Anda
Rapat yang berkepanjangan akan menyedot energi dan pikiran Anda. Dan juga biasanya akan menghasilkan output yang sedikit. Anda tidak perlu mengadakan rapat dengan jumlah 10 orang lebih, kalau Anda bisa pantau progress mereka satu persatu melalui telpon yang hanya 5 – 10 menit. Kalaupun harus lakukan rapat, buatlah kesepakatan maksimal hanya 1 jam, kecuali ada urusan yang kritis dan sangat penting ( tapi apa iya, setiap minggu kritis terus? kalau ya, berarti managementnya perlu ditingkatkan )

10. Lakukan Morning Briefing setiap pagi
Pada awal jam sebelum kerja dipagi hari, kumpulkan seluruh staff Anda. Samakan persepsi tentang berbagai prioritas pada hari ini ( atau minggu ini). Tanya satu persatu, apakah mereka ada kesulitan yang tidak bisa mereka tangani? Kemudian beri mereka motivasi singkat. Lakukan tahap-tahapan ini setiap hari dengan durasi maksimal 10 menit. Manfaat yang Anda dapatkan adalah, team Anda akan memiliki arah dan prioritas yang sama dengan kepemimpinan Anda, dengan demikian, akan mengurangi tingkat kesalahan karena perbedaan persepsi.